.svg){kind=icon}
Wystawienie faktury z błędem zdarza się nawet najbardziej uważnym przedsiębiorcom. Jednak w dobie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) proces naprawiania pomyłek uległ całkowitej zmianie. Zapomnij o tradycyjnych notach korygujących – system obowiązkowy narzuca nowe zasady. Z tego poradnika dowiesz się, jak krok po kroku skorygować e-fakturę i na co szczególnie uważać przy rozliczaniu się z samorządami.
1. Czy fakturę w KSeF można „wycofać” lub „usunąć”?
Pierwsza i najważniejsza zasada: faktury raz przesłanej do KSeF nie można usunąć ani anulować. Jeśli dokument otrzymał unikalny numer KSeF, prawnie istnieje on w obrocie. Nawet jeśli faktura jest całkowicie błędna, jedyną drogą jej „wycofania” jest wystawienie faktury korygującej.
2. Koniec not korygujących – co to oznacza w praktyce?
W starym systemie drobne błędy (np. literówka w nazwie firmy czy błędny adres) mógł poprawić nabywca poprzez notę korygującą. W KSeF noty korygujące zostały całkowicie zlikwidowane.Obecnie każdy błąd – niezależnie od jego wagi – musi naprawić sprzedawca poprzez wystawienie faktury korygującej.
3. Pułapka na fakturach dla JST – uważaj na dane nabywcy i odbiorcy!
Fakturowanie samorządów (Gmin, Powiatów) w KSeF wymaga szczególnej uważności. To najczęstsze miejsce powstawania błędów, które skutkują brakiem zapłaty.
Pamiętaj, że faktura musi być wystawiona na Gminę/Powiat (jako podatnika VAT z NIP), ale technicznie powinna trafić do konkretnej jednostki (np. przedszkola, szkoły czy ośrodka kultury). Kluczowe jest poprawne wypełnienie pól dotyczących podmiotu trzeciego (Odbiorcy) w strukturze e-faktury.
Ważne: Brak odpowiedniego oznaczenia Odbiorcy w schemie FA(2) sprawi, że faktura „zaginie” w urzędowych czeluściach KSeF. Gmina jej nie odnajdzie, a Ty będziesz czekać na płatność tygodniami. Wystawiając fakturę dla podległych jednostek, zawsze upewnij się, że Twój program poprawnie mapuje dane Jednostki Samorządu Terytorialnego.
4. Błędny NIP nabywcy? Tutaj musisz korygować „do zera”
To jeden z najpoważniejszych błędów. Jeśli wpiszesz błędny NIP, faktura trafi do „portfela” zupełnie innej firmy w systemie KSeF. Ponieważ nie możesz edytować wysłanego dokumentu, procedura wygląda następująco:
- Wystawiasz fakturę korygującą „do zera” dla błędnego NIP-u.
- Wystawiasz nową, poprawną fakturę dla właściwego kontrahenta.
5. Jak wystawić korektę w KSeF? Instrukcja krok po kroku
- Krok 1: Znajdź numer KSeF faktury pierwotnej. Do wystawienia korekty niezbędny jest numer nadany przez system Ministerstwa (nie Twój wewnętrzny numer faktury).
- Krok 2: Przygotuj fakturę korygującą w swoim programie. Wskaż przyczynę korekty (np. zwrot towaru, błąd w stawce VAT lub błędne dane nabywcy).
- Krok 3: Wyślij korektę do systemu. Korekta staje się prawnie wiążąca dopiero w momencie nadania jej numeru KSeF.
- Krok 4: Poinformuj kontrahenta. Choć system teoretycznie udostępnia fakturę nabywcy automatycznie, w dobrym tonie jest przesłanie informacji o korekcie, zwłaszcza gdy błąd dotyczył danych uniemożliwiających jej szybkie odnalezienie.
6. Co w przypadku awarii systemu? (Tryb Offline)
Jeśli odkryjesz błąd, a KSeF nie działa, możesz wystawić korektę w trybie offline (w swoim programie). Masz jednak obowiązek przesłać ją do systemu KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po ustaniu awarii.
Podsumowanie i pomoc Biura ASTOR
System KSeF wymusza na przedsiębiorcach ogromną precyzję. Każda pomyłka generuje dodatkową pracę i może wpłynąć na płynność finansową Twojej firmy. Jeśli masz wątpliwości, jak poprawnie skonfigurować fakturowanie dla JST lub jak wyprostować skomplikowane błędy w systemie – nasi eksperci są do Twojej dyspozycji.
Masz problem z fakturą w KSeF? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci bezpiecznie przeprowadzić proces korekty!
33.avif)
