Praca zdalna i „workation” z zagranicy. Jak poprawnie rozliczyć podatki i ZUS na B2B?

Połączenie podróżowania z prowadzeniem biznesu, czyli popularne „workation”, to marzenie wielu przedsiębiorców na samozatrudnieniu. Praca z plaży w Hiszpanii czy kawiarni na Bali brzmi kusząco, jednak z punktu widzenia urzędu skarbowego i ZUS-u rodzi spore komplikacje. Jak legalnie pracować zdalnie z zagranicy, posiadając jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) w Polsce? Oto praktyczny przewodnik dla branży B2B.

Rezydencja podatkowa, czyli klucz do wszystkiego

Najważniejszym pojęciem przy pracy z zagranicy jest rezydencja podatkowa. Decyduje ona o tym, do którego kraju musisz odprowadzać podatki od całości swoich dochodów. Jeśli większość roku spędzasz poza Polską, możesz nieświadomie zmienić status rezydenta.

Polskim rezydentem podatkowym pozostajesz, jeśli spełniasz co najmniej jeden z dwóch warunków:

1. Posiadasz w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych (tzw. ośrodek interesów życiowych – np. tu mieszka Twoja najbliższa rodzina, tu masz nieruchomość, konto bankowe, stąd pochodzą Twoje główne dochody).
2. Przebywasz w Polsce dłużej niż 183 dni w roku kalendarzowym.

Jeżeli wyjeżdżasz na krótki, kilkutygodniowy urlop połączony z pracą, Twoja rezydencja w Polsce nie jest zagrożona. Cały dochód z B2B rozliczasz w polskim urzędzie skarbowym. Jeśli jednak planujesz wielomiesięczny wyjazd, musisz dokładnie przeanalizować umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) między Polską a krajem docelowym, aby uniknąć sporu z zagranicznym fiskusem.

Koszty uzyskania przychodu na zagranicznym wyjeździe

Czy programista, grafik czy marketer pracujący z zagranicy może wrzucić w koszty firmy bilet lotniczy, hotel lub wynajem apartamentu przez Airbnb? Polski urząd skarbowy patrzy na to bardzo rygorystycznie. Aby wydatek mógł obniżyć Twój podatek, musi mieć bezpośredni związek z osiąganiem przychodu lub zachowaniem jego źródła.

• Co można bezpiecznie odliczyć? Wydatki na lokalny internet, opłaty za korzystanie z biur coworkingowych, zakup akcesoriów komputerowych niezbędnych do pracy na miejscu czy bilety na lokalne targi branżowe.
• Czego lepiej unikać? Klasyczna usługa hotelowa, wyżywienie w restauracjach czy bilet lotniczy zakupiony w celach turystycznych zostaną podczas kontroli zakwestionowane. Skarbówka uzna je za wydatki o charakterze osobistym.

Wskazówka: Jeśli lecisz za granicę, by spotkać się tam z kontrahentem, zadbaj o dowody. Maile umawiające spotkanie, notatki czy podpisany kontrakt to Twoja polisa ubezpieczeniowa podczas kontroli podatkowej.

Zagraniczne faktury i różnice kursowe

Podczas "workation" często kupujesz usługi od zagranicznych podmiotów (np. lokalna karta SIM, dostęp do zagranicznych platform). Pamiętaj, że dokumenty te muszą być wystawione na dane Twojej polskiej firmy. Koszty w walutach obcych przelicza się na złotówki według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dodatkowo mogą pojawić się tzw. różnice kursowe, które również musisz uwzględnić w swojej księgowości.

Co z ZUS-em podczas workation?

Jeśli tymczasowo pracujesz w granicach Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinie, Norwegii lub Szwajcarii, powinieneś wystąpić do ZUS o zaświadczenie A1. Dokument ten potwierdza, że mimo wykonywania pracy poza granicami kraju, podlegasz pod polski system ubezpieczeń społecznych i to w Polsce opłacasz składki. Dzięki temu unikniesz obowiązku rejestracji i opłacania składek w kraju, z którego aktualnie pracujesz. W przypadku wyjazdów egzotycznych (np. do Azji) kluczowe są zapisy dwustronnych umów o zabezpieczeniu społecznym, o ile Polska takie z danym krajem podpisała.

Podsumowanie

„Workation” na B2B jest w pełni legalne i bezpieczne, o ile kontrolujesz czas spędzony za granicą, dbasz o status rezydenta oraz rzetelnie dokumentujesz wydatki firmowe. Przed dłuższym wyjazdem warto skonsultować swój plan z profesjonalnym księgowym, aby uniknąć kar i pułapek podatkowych.

Planujesz „workation” i masz wątpliwości, jak bezpiecznie rozliczyć koszty i transakcje walutowe? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym ASTOR – pomożemy Ci zaplanować podatki w podróży!