Co można wrzucić w koszty firmy? 20 mniej oczywistych przykładów

Wielu przedsiębiorców skupia się wyłącznie na podstawowych kosztach działalności – fakturach za paliwo, wynajem biura czy zakup sprzętu. Tymczasem istnieje wiele mniej oczywistych wydatków, które również można zaksięgować jako koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że mają związek z prowadzoną działalnością. Poniżej przedstawiamy 20 takich pozycji, podzielonych na kategorie wraz z uzasadnieniem.

Wyposażenie miejsca pracy

1. Okulary korekcyjne dla pracownika
Jeśli praca wymaga długiego czasu przed komputerem (np. programista, grafik, księgowy), to można uzasadnić zakup okularów dla pracownika jako koszt działalności. Konieczna jest faktura wystawiona na firmę oraz wskazanie zawodowego charakteru użytkowania.

2. Ergonomiczne krzesło i biurko
Sprzęt poprawiający warunki pracy w biurze domowym może być kosztem. Warto do faktury dodać opis: "do pracy przy komputerze w ramach prowadzonej działalności".

3. Internet domowy
Jeśli firma prowadzona jest z domu, proporcjonalna część rachunku za Internet może być ujęta jako koszt. Zaleca się określenie procentowego udziału i zachowanie dokumentów.

4. Telefon i abonament prywatno-firmowy
Nawet jeśli telefon służy też do celów prywatnych, można go w części (np. 50% lub 100% przy jednoosobowej działalności) zaliczyć w koszty, o ile numer jest wykorzystywany służbowo.

5. Narzędzia online: hosting, domeny, licencje
Nawet przy niewielkich działaniach online warto rozliczać opłaty za hosting strony, domeny czy oprogramowanie np. Adobe, Notion, Slack.

Rozwój osobisty i edukacja

6. Kursy i szkolenia ogólnorozwojowe
Nawet jeśli nie dotyczą bezpośrednio branży, można je rozliczyć, jeśli mają wpływ na rozwój kompetencji przydatnych w prowadzeniu firmy (np. zarządzanie zespołem, marketing, wystąpienia publiczne).

7. Książki i prasa specjalistyczna
Publikacje dotyczące zarządzania, marketingu, psychologii biznesu, podatków itp. – jeśli mają zastosowanie w prowadzeniu firmy, można je rozliczyć.

8. Subskrypcje i aplikacje online
Spotify, Netflix czy Canva? Zależy od kontekstu. Spotify czy YouTube Premium są uzasadnione np. w przypadku salonu kosmetycznego czy fotografa. Canva, ChatGPT czy pakiety AI – dla grafików, copywriterów czy marketerów.

Biuro domowe i media

9. Czynsz i media we własnym mieszkaniu
Jeśli część mieszkania jest faktycznie wykorzystywana jako biuro, można proporcjonalnie zaliczać w koszty czynsz, energię czy Internet. Wymaga to uzasadnienia i najlepiej rysunku poglądowego.

10. Meble, oświetlenie, elementy wyposażenia biura
Lampki biurkowe, regały na dokumenty, kontenery – jeśli są zakupione z myślą o prowadzeniu działalności, można je wliczyć w koszty.

Działania marketingowe i reprezentacyjne

11. Prezent dla klienta
Zarówno paczki świąteczne, jak i drobne gadżety mogą być kosztem, jeśli są opatrzone logo firmy (reklama) lub mają cel utrzymania relacji biznesowej.

12. Kwiaty i upominki okolicznościowe
Dla kontrahentów, z okazji jubileuszu czy zakończenia współpracy – to koszt reprezentacji, który jednak nie zawsze pomniejsza podatek dochodowy (trzeba rozważyć formę).

13. Wydarzenia branżowe i networking
Bilety na targi, konferencje, spotkania branżowe są kosztem, jeśli są związane z rozwojem działalności. Należy zachować bilety, agendy, zaproszenia.

14. Udział w eventach kulturalnych
Jeśli służą nawiązywaniu relacji biznesowych (np. spotkania z klientami w teatrze), mogą być kosztem reprezentacyjnym, choć z ograniczoną możliwością odliczenia podatku.

Podróże służbowe i transport

15. Wyjazdy "służbowe" połączone z urlopem
Nocleg, dojazd czy dieta mogą być zaliczone jako koszt, jeśli celem wyjazdu było spotkanie z klientem, konferencja, czy networking. Kluczowe: udokumentowanie celu wyjazdu i zachowanie proporcji.

16. Parkingi i opłaty drogowe
Wydatki związane z dojazdami na spotkania, opłaty za autostrady czy parkowanie – są jak najbardziej kosztami.

17. Bilety lotnicze i kolejowe
Pod warunkiem, że cel podróży był służbowy, bilet (nawet tanich linii) może być pełnoprawnym kosztem.

Inne przydatne koszty

18. Jedzenie i kawa w biurze
Można rozliczać np. zakup kawy, herbaty, wody dla zespołu, klientów lub gości – nie dla własnych potrzeb. Warto trzymać faktury z dopiskiem "do użytku w biurze".

19. Ubrania i stylizacja
Wydatki na ubrania można rozliczyć tylko, gdy mają charakter służbowy: np. mundury, stroje z logo firmy, garnitury do wystąpień publicznych, ubrania na sesje zdjęciowe.

20. ZUS i składki zdrowotne
Często zapominany koszt, ale przecież regularnie opłacany przez przedsiębiorców. Łatwo go pominąć w rocznych rozliczeniach, zwłaszcza w ryczałcie.

Podsumowanie

Wrzucanie wydatków w koszty to nie tylko prawo przedsiębiorcy, ale również szansa na realne obniżenie podatku dochodowego. Kluczowe jest jednak zachowanie zasady związku wydatku z działalnością gospodarczą. Biuro rachunkowe, które dobrze zna specyfikę Twojej firmy, może pomóc nie tylko w księgowaniu dokumentów, ale również w legalnym i skutecznym optymalizowaniu kosztów.

Masz pytania lub nie wiesz, czy dany wydatek można zaksięgować? Skontaktuj się z nami – z przyjemnością pomożemy!