Jak nadać uprawnienia KSeF dla Biura Rachunkowego Astor?

[INSTRUKCJA DLA NASZYCH KLIENTÓW]

Poniżej przygotowaliśmy prostą instrukcję, jak zrobić to w 5 minut.

Zanim Państwo zaczną: Ważne wyjaśnienie

KSeF automatyzuje przekazywanie dokumentów, ale nie zdejmuje z przedsiębiorcy wszystkich obowiązków. Warto pamiętać, że:

• Biuro  wspiera, ale nie wystawia faktur: Obowiązek wystawienia faktury sprzedażowej w systemie KSeF i dopilnowanie terminów nadal spoczywa na Państwa firmie.
• Nie każdą fakturę otrzymają Państwo w KSeF: Faktury od kontrahentów zagranicznych, paragony z NIP, faktury dla osób prywatnych czy niektóre opłaty mogą znajdować się poza systemem.
• Indywidualne ustalenia: Prosimy o kontakt z nami, aby ustalić, które dokumenty będziemy pobierać z KSeF, a które nadal będą Państwo dostarczać nam tradycyjnie.

KSeF w Państwa firmie – uprawnienia dla pracowników

Warto wiedzieć, że nadanie uprawnień biuru rachunkowemu to tylko jedna z możliwości. System KSeF pozwala na precyzyjne zarządzanie dostępem również wewnątrz Państwa firmy. Mogą Państwo samodzielnie nadać uprawnienia swoim pracownikom:

• Administrator:  Osoba zarządzająca dalszymi uprawnieniami w imieniu firmy.
• Wystawianie  faktur: Dla działu sprzedaży lub osób odpowiedzialnych za fakturowanie.
• Przeglądanie  faktur: Dla pracowników administracji potrzebujących wglądu w koszty.

Ważna sugestia: To idealny moment, aby omówić z zespołem nowy obieg dokumentów. Jasne zasady pozwolą Państwu uniknąć chaosu w przyszłości.

Krok 0*: Ważne dla Spółek i podmiotów niebędących osobami fizycznymi

Jeśli prowadzą Państwo firmę jako osoba fizyczna (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza), mogą Państwo przejść od razu do logowania. Jeśli jednak reprezentują Państwo spółkę (z o.o., jawną, akcyjną itp.), należy najpierw „odblokować” dostęp do KSeF dla konkretnej osoby.

Istnieją na to dwie drogi:

1. Złożenie formularza ZAW-FA: Należy złożyć go w formie papierowej do właściwego urzędu skarbowego. W formularzu wyznacza się osobę fizyczną (np. prezesa lub prokurenta), która będzie zarządzać uprawnieniami w systemie.
2. Konto  Organizacji: Jeśli spółka posiada już dostęp do e-Urzędu Skarbowego, może wyznaczyć pierwszego administratora elektronicznie.

Uwaga: Dopiero gdy urząd przetworzy ZAW-FA, wyznaczona osoba będzie mogła zalogować się swoim Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, aby nadać uprawnienia dla biura rachunkowego.

‍KROK 1: Logowanie do systemu

Prosimy wejść na stronę: mcu.mf.gov.pl/web/login. Należy zalogować się, korzystając z jednej z dostępnych metod:

• Profil Zaufany
• Certyfikat  kwalifikowany
• Odcisk  palca certyfikatu

KROK 2: Wybór firmy i podpis

Po wpisaniu numeru NIP Państwa firmy należy podpisać dokument Profilem Zaufanym, e-dowodem bądź certyfikatem kwalifikowanym. Na tym etapie strona prowadzi użytkownika krok po kroku.

KROK 3: Wybór ścieżki nadawania uprawnień

Z menu po lewej stronie należy wybrać zakładkę "Uprawnienia" , a następnie kliknąć przycisk "Nadaj uprawnienie". Z dostępnych opcji prosimy wybrać: „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”.

KROK 4: Wpisanie danych Biura i zakresu dostępu

W wyświetlonym formularzu prosimy o wpisanie danych naszego biura.

W sekcji uprawnień prosimy o zaznaczenie wyłącznie tych dwóch pól:

1. Uprawnienie do przeglądania faktur.
2. Z  prawem do dalszego przekazywania uprawnienia (Kluczowe! Dzięki temu będziemy mogli przypisać Państwa firmę do konkretnego opiekuna księgowego   w naszym zespole).

KROK 5: Finalizacja

Po sprawdzeniu poprawności danych należy kliknąć przycisk „Nadaj uprawnienia”. ‍

Gotowe! Nasze biuro otrzymało dostęp do Państwa e-faktur, gdy tylko pojawią się one w systemie.

Dobra okazja na cyfrowe porządki w firmie

Zachęcamy Państwa, by spojrzeć na to jak na okazję do uporządkowania cyfrowych spraw w firmie:

• Odświeżcie  Państwo swój Profil Zaufany: Sprawdźcie, czy jest nadal aktywny i czy pamiętacie dane do logowania. To klucz do większości  spraw urzędowych, nie tylko KSeF.
• Spółki  – zweryfikujcie Państwo dostęp: Warto sprawdzić dostęp do Konta Organizacji – jeśli go nie ma to dobra okazja utworzyć.
• Zgoda  na e-korespondencję: Warto upewnić się, że Państwa firma jest gotowa na odbiór pism z urzędów w formie cyfrowej (e-Doręczenia).

Uporządkowanie tych kwestii pozwoli Państwu spać spokojnie i uniknąć pośpiechu, gdy nowe przepisy wejdą w życie na pełną skalę.

‍