KSeF – co to takiego i jak się do tego przygotować?

KSeF – co to takiego i jak się do tego przygotować?

Od jakiegoś czasu coraz częściej słyszymy o KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur. To nowy, ogólnopolski system, w którym będą wystawiane i przechowywane wszystkie faktury elektroniczne.

W praktyce oznacza to, że faktury nie będą już wysyłane mailem w PDF-ie czy drukowanie przy tranzakcji– zamiast tego trafią bezpośrednio do systemu KSeF, gdzie będą dostępne zarówno dla odbiorcy, jak i urzędu skarbowego.

‍

Kiedy KSeF wchodzi w życie?

• Od  1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie duże  firmy, m.in. firmy leasingowe, telekomunikacyjne (np. Orange, Play),  dostawców mediów i inne większe przedsiębiorstwa. To oznacza, że faktury kosztowe od tych firm mogą być już wtedy dostępne  wyłącznie w KSeF, więc warto wcześniej sprawdzić, jak je pobierać.
• Od  1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców, czyli większość firm i działalności gospodarczych.
• Już  w listopadzie 2025 r. – rusza wersja testowa KSeF. Nasze biuro  będzie z każdym klientem wdrażać i omawiać system, żebyście mieli czas  spokojnie się przygotować.

‍

Co warto wiedzieć o zasadach działania KSeF?

• Faktura  trafia od razu do systemu – po wystawieniu zostaje automatycznie przesłana do KSeF i nie można jej już edytować. Jeśli zajdzie potrzeba wprowadzenia zmian – należy wystawić fakturę  korygującą.
• Nie  będzie można wystawiać faktur z datą wsteczną. Faktury trzeba będzie wystawiać na bieżąco, zgodnie ze stanem  faktycznym.
• Rok  2026 będzie okresem „na spokojnie” – nie będą jeszcze nakładane kary  za błędy w wysyłaniu lub wystawianiu faktur. To świetny moment, żeby nauczyć  się obsługi systemu i uniknąć stresu później.
• Jeśli  korzystasz z programu do fakturowania, sprawdź, czy producent przygotowuje  aktualizację z obsługą KSeF. Dla osób, które wystawiają niewiele faktur, dobrą opcją będzie bezpośrednie  logowanie do systemu KSeF i wystawianie faktur online – bez  dodatkowych programów.

• Kasa fiskalna i wydruki z niej pozostają bez zmian. Raport kasowy nie trafia do FSeF.

• Faktury zagraniczne też będą trafiać do KSef jednak będzie je trzeba dostarczyć kontrahentowi tak jak do tej pory.

• Fakturki do osób fizycznych nie będących przedsiębiorcą nie będą objęte obowiązkiem wysyłania ich do KSeF. Tu wszystko bez zmian.

Spokojnie, pomożemy! 😊

W naszym biurze rachunkowym zajmiemy się całym procesem wdrożenia KSeF.
Wspólnie z każdym klientem omówimy:

• jak  wystawiać i odbierać faktury w systemie,
• jak  pobierać faktury kosztowe,
• jak uniknąć błędów przy fakturowaniu.

Nie ma więc powodu do obaw – krok po kroku przeprowadzimy Was przez cały proces.
Najważniejsze to zacząć przygotowania wcześniej, żeby od lutego i kwietnia 2026 wszystko działało bez problemów.

‍

W listopadzie będziemy przesyłać maile do naszych klientów z instrukcją obsługi oraz najważniejszymi informacjami.

‍